Na każdym laptopie czy komputerze znajduje się mnóstwo danych, które są niezwykle istotne dla użytkownika czy też dla firmy. Wiele z tych danych podlega ciągłej weryfikacji i codziennym zmianom a wiele z nich jest kluczowych dla istnienia firmy. Zawsze też istnieje ryzyko niespodziewanej utraty tych danych a przez to niewyobrażalnych strat czasu i pieniędzy. Dlatego dla firm, ale też dla indywidualnych użytkowników, przedstawianych jest wiele rozwiązań, które mają na celu zabezpieczenie tych danych w postaci kopii zapasowych.
Istnieje wiele systemów, których celem jest automatyczna archiwizacja danych, które przechowywane są na zewnętrznych serwerach. Systemy te, oferowane na rynku, działają według podobnego schematu. Najpierw należy zainstalować aplikację i odpowiednio ją skonfigurować aby prawidłowo archiwizować pliki. Można wybrać porę oraz zakres tworzenia kopii bezpieczeństwa. Niektóre systemy kopiują wszystkie dane, inne są bardziej zaawansowane i kopiują tylko te dane, które na przykład w ciągu dnia zostały poddane modyfikacjom. Inne, nie ruszane dane, są przecież zarchiwizowane wcześniej i zawsze można do nich sięgnąć.
Kopia bezpieczeństwa zapisywana jest na zewnętrznym serwerze za pomocą szyfrowanych połączeń. Często tworzona jest także druga kopia zapasowa na wypadek kłopotów z tą pierwotną. Klient w każdej chwili ma dostęp do swoich kopii bezpieczeństwa. Dzięki temu nie należy już bać się przypadkowej utraty danych z laptopa czy komputera stacjonarnego, które to jeszcze do niedawna było prawdziwą zmorą przedsiębiorców i użytkowników prywatnych.
